Как организовать документооборот. 10 правил | Статьи
Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот.
Из статьи вы узнаете:
- в чем польза от централизованной системы документооборота:
- как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
- почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. В системе документооборота должен быть охвачен весь путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.
В статье мы рассмотрим десять правил оформления организационных документов.
1. Прием и отправка документов должны быть централизованными
То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).
Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).
Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство
Правила регистрации документов
2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов
Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.
3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации
Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.
Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.
Помните!
4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз
Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. Иначе говоря, любой документ может иметь только один регистрационный номер, который присваивается ему либо в службе делопроизводства, либо в подразделении.
Как правильно согласовывать документы
5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений
Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.
Что делать, если в резолюции не указан срок исполнения?
6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные согласования, сократите сроки
Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.
Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.
7. Организуйте делегирование руководителем права подписи
Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.
Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).
8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов
Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.
При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.
9. Разделите документы на документопотоки
Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.
Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы.
Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:
- документы из вышестоящих организаций;
- документы из филиалов и представительств;
- документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.
В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом.
Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и пр.) обычно выделяются в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности организации.
10. Выделите «нерегистрируемые документы»
К ним могут относиться документы, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях.
Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п.
Такие документы передаются непосредственно адресатам или (если это, например, рекламное издание) в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.
Эти 10 правил организации документооборота имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации.
www.sekretariat.ru
пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов
Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.
Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?
Виды документопотоков
Документооборот
Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.
Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:
- сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
- сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)
Соответственно весь документопоток подразделяется на:
- входящий
- внутренний
- исходящий
Входящая документация
К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.
Верный пример схемы документооборота в организации:
- К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.
Документы внутри организации
- После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
- В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
- Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.
Организация внутреннего документопотока
В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.
Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:
- Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
- Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
- Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
- Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
- В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело
Исходящая документация
К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).
Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:
- Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
- Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
- В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе
Быстрый расчет объема документооборота
В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).
Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.
При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.
Пакет документов
Итак, одной единицей учета является:
- оригинал документа
- копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
- документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)
Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.
Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:
Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:
- a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
- b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
- c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов
Упрощение оборота документации
Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:
Способы упрощения документопотока
- Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
- Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
- Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.
«Подводные камни» электронного документооборота
Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.
Электронный документооборот
Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:
- использовать современное ПО
- перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
- поэтапно систематизировать электронную информацию
При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.
Соблюдение правил движения документов
Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:
- составьте первичное положение и график движения документов в организации
- пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
- отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
- наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов
Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.
Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).
Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.
Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).
Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
pravodeneg.net
Как организовать эффективный документооборот
В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.
По итогам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»
В систему документооборота предприятия могут входить разнообразные документы — письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом.
Представляем участников «круглого стола»:
- Екатерина Усольцева, финансовый директор розничной сети «Магнолия»;
- Владимир Исаев, руководитель коммерчес-ко-договорного отдела ООО «Фармстер»;
- Николай Переверзев, директор по экономике и финансам ОАО «Сибур-Нефтехим»;
- Эдуард Зейбель, руководитель проектов ОАО OXS;
- Валерий Бровкин, директор практики «Docu-mentum» ОАО OXS;
- Дмитрий Барышников, руководитель отдела бизнес-анализа департамента консалтинга ЗАО «Энвижн Груп».
Необходимость регламентации документооборота
Документооборот существует в любой компании — от небольшого магазина до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития бизнеса такая работа становится необходимостью. Возможно, что сотрудники компании не сразу привыкнут к тому, что их действия регламентированы, тем не менее это позволит им сэкономить время на выполнение своих обязанностей — а значит работать эффективнее.
Дмитрий Барышников: Каждая компания по мере роста числа сотрудников и контрагентов сталкивается с увеличивающимися потоками неструктурированной информации. При отсутствии регламента документооборота у любого предприятия будут похожие проблемы — запутанные маршруты прохождения и потери документов, отсутствие четкой номенклатуры дел и, как следствие, проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета, невозможность установить взаимосвязи между документами и в результате получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Екатерина Усольцева: Хотелось бы добавить, что регламент документооборота является инструментом повышения дисциплины сотрудников. У нас, например, многие сотрудники — продавцы и средний менеджмент магазинов — приехали из регионов. Персонал приходится обучать и работе на компьютере, и правильному оформлению документов. Если работник владеет этим навыком, умеет обращать внимание на детали, то становится более дисциплинированным, что крайне важно для бизнеса. Для компании это означает, что первичные документы своевременно попадут в офис компании, следовательно, можно будет контролировать и платежи, и работу сотрудников.
Эдуард Зейбель: Хочу добавить, что отсутствие регламентов не позволит провести автоматизацию документооборота, несмотря на то что на определенной стадии развития бизнеса это станет необходимым.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, — закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы — через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Количество регламентов в компании
В компаниях большинства участников «круглого стола» существует несколько регламентов. Их количество и назначение определяются прежде всего составом выполняемых в компании операций, направлениями деятельности и спецификой бизнеса.
Владимир Исаев: У нас регламенты разрабатывались разными отделами: общим отделом — регламент по всем входящим и исходящим документам, договорным — регламент договорной работы, финансовой службой -блок регламентов финансовых процедур.
Регламенты представляют собой общие принципы действий, из них ясно, что должно быть на выходе, но не указано, как именно нужно действовать. Поэтому у нас существуют еще инструкции — более подробные документы, в которых описано, что нужно делать в той или иной ситуации, в какие сроки, кто отвечает за тот или иной процесс и кто его контролирует. Инструкции создаются для каждого отдела компании. Если ситуация частная, например работа с входящими письмами, для нее не требуется регламент, достаточно инструкции.
Чтобы сотрудникам было понятно, как пользоваться регламентом или инструкцией, в компании проводятся специальные тренинги. Сначала документы рассылаются по всем отделам, участвующим в процессе, затем собирают всех сотрудников и разъясняют схему работы на примере одного из сложных текущих проектов, в том числе пункты, которые можно истолковать двояко. По результатам таких тренингов с учетом возникших у сотрудников вопросов могут вноситься корректировки и в регламенты, и в инструкции.
Екатерина Усольцева: Один из самых трудоемких в нашей компании — регламент документооборота сопровождения движения товаров. В нем закреплены порядок и сроки представления документов от магазинов в офис компании. Еще есть специфический инвестиционный регламент, прописывающий процедуру горизонтального согласования этапов проводимых работ между разными службами во время строительства новых магазинов. Другими словами, согласование работ проводится и со службами, задействованными в строительстве, и с теми, кто будет потом работать в магазинах.
Николай Переверзев: Большинство сотрудников нашей компании используют регламент договорной работы. В нем указывается, кто инициатор контракта, какие работы должны быть проведены, какие документы требуются от поставщика и в какой срок, что и с кем нужно согласовать (см. рис. 1). Еще существует блок планово-бюджетных регламентов, в которых описаны порядок и сроки формирования бюджетов, состав участников бюджетного процесса, их функции и ответственность, методики корректировки бюджетов и анализа его исполнения и т. д.
Эдуард Зейбель: В нашей компании регламенты разделены на внутренние (например, бюджетный регламент) и внешние, предназначенные для работы с клиентами, в которых описываются методология проведения работ и процесс взаимодействия с заказчиком.
Рисунок 1 Процесс подготовки и согласования договоров в ОАО «Полаир»
Инструменты контроля документооборота
Регламент документооборота предусматривает систему контроля потоков документов на предприятии. Владимир Исаев: Приведу несколько примеров контроля документооборота в нашей компании. Весь массив поступивших писем у нас регистрируется, а затем передается заместителю генерального директора. Последний распределяет документы по исполнителям и ставит пометку «К», если требуется особый контроль. Это означает, что к указанной на документе дате я должен отчитаться об исполнении документа письменно или по электронной почте, указав, какие действия предприняты, каковы результаты и какие проблемы возникли. Только после моего отчета по данному документу будут осуществляться дальнейшие действия.
Кроме того, у нас имеется особый бланк идентификации документов. Прежде чем передать, например, в бухгалтерию счет или счет-фактуру, накладную или акт, в этом бланке указывается, что это за документ, кто его составил, в рамках какого проекта и прочее (см. рис. 2 ). Заполняет бланк сотрудник, работавший с документом, например инженер, выезжавший для починки оборудования, или менеджер, проводивший переговоры с заказчиком.
Дмитрий Барышников: Одним из инструментов контроля процессов документооборота является их измерение согласно заранее определенным критериям, по крайней мере, при регистрации документов, постановке их на контроль и снятии с него, передаче отработанных документов в архив. Отдельные элементы каждого из таких процессов измеряются по количеству документов, сотрудников, задействованных в обработке документов, времени обработки. Точность измерений повышается за счет передачи документов по маршрутам внутри компании с использованием реестров — формы, давно применяемой в делопроизводстве (см. таблицу).
Рисунок 2 Бланк идентификации документа в ООО «Фармстер»
Таблица Пример реестра приема и передачи документов
delovoymir.biz
Документооборот между организациями | Статьи
Документооборот в каждой организации имеет большое значение. От того насколько грамотно и удобно настроен документооборот в компании зависит насколько быстро и качественно она сможет взаимодействовать с другими организациями. Документооборот между организациями называют внешним документооборотом. Он является продолжением внутреннего и не может существовать без него.
В данной статье мы рассмотрим:
- что такое внешний документооборот;
- что такое ЭДО;
- как организовать ЭДО между компаниями.
Внешний документооборот
Документооборот между организациями фактически и будет являться внешним документооборотом, поскольку именно он предполагает движение документов между организациями.
К нему можно отнести все входящие и исходящие документы по деятельности вашей компании. Например, это могут быть договоры со сторонними организациями, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, справки о стоимости работ и т.д. Все ваши сделки с партнерами, деловая переписка, которую вы с ними ведете, коммерческие предложения и прочее будет входить в рамки внешнего документооборота.
Читайте по теме в электронном журнале
Его важность заключается в том, что на его основе в компаниях ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет и статистический. Также благодаря организации внешнего документооборота создается деловая репутация компании. Поэтому крайне важно обучить сотрудников компании ответственному отношению к подобным документам.
Сотрудникам следует помнить, что документ всегда должен быть в наличии, ведь иногда отсутствие какого-либо документа может привести к большим проблемам для компании.
Технология работы с документами. Документооборот
Помимо этого необходимо правильно оформлять документы. Существует множество первичных бумаг, для которых установлена форма и законом определены требования к их заполнению.
Документы должны храниться надлежащим для этого образом. Необходимо обеспечить их физическую сохранность и легкий, удобный доступ к ним.
Электронный документооборот
В настоящее время все больше компаний предпочитают переходить на электронный документооборот (ЭДО), с помощью которого происходит движение и обмен документами в электронном виде.
Обмен документами между предприятиями в электронном виде предоставляет компаниям ряд преимуществ и является в настоящее время наиболее предпочтительным. Особенно это касается документооборота с государственными учреждениями, которые все больше переходят на безбумажные процессы.
Переход на ЭДО в компании происходит не сразу, это постепенный и поэтапный процесс.
Как показывает практика лучше всего данный переход начать с внутреннего документооборота компании. Так будет намного проще и удобнее, а как только внутренний электронный документооборот будет налажен, можно приступать к установке электронного документооборота между организациями или по-другому, межкорпоративного электронного документооборота (МЭДО).
Технология работы с документами. Документооборот
На сегодняшний день и технические средства, и программное обеспечение, а главное, и законодательство РФ позволяет это сделать без особых затруднений.
Нормативно-правовая база обмена электронными документами закреплена такими документами как:
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.
Как организовать ЭДО между компаниями
На практике существуют различные варианты сочетания элементов традиционного и электронного документооборота от простых вариантов до целых комплексных систем.
Комплексные системы внешнего ЭДО позволяют сочетать в себе регистрацию документов в корпоративной системе, отправку писем по электронной почте, автоматизацию процедуры регистрации документов, поступающих по электронной почте, в корпоративной системе организации-получателя документов. Помимо этого они обеспечивают использование средств криптозащиты, в том числе электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
При организации взаимодействия двух и более корпоративных систем с использованием технологии взаимоувязанного документооборота необходимо учесть ряд различных по сложности проблем.
Технология работы с документами. Документооборот
Наиболее сложные задачи касаются технического обеспечения взаимодействия корпоративных систем нескольких организаций и ведомств, а также информационной безопасности и защиты информации в компьютерных сетях
Данный комплекс задач решается специалистами в сфере информатизации и технической защиты информации.
От служб документационного обеспечения компаний-участников потребуется организовать методическое взаимодействие электронного документооборота, решить вопросы унификации формы документов, форматов записи, принципов документооборота.
Для успешного внедрения ЭДО организациям и разработчикам автоматизированных систем необходимо действовать согласованно, использовать общие принципы и типовые решения.
www.sekretariat.ru
Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов
На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.
Определение
Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.
Сами документы бывают:
1. Входящими – поступают от других учреждений.
2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.
3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.
Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.
Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.
Формы
Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.
Существует 3 формы организации документооборота:
1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.
2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.
3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.
Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.
Принципы
О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:
1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.
2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.
3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.
4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.
Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.
Этапы
Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:
1. Составление и проверку документации ответственным лицом.
2. Согласование сведений.
3. Подписание бумаг.
4. Регистрацию.
5. Выполнение заданий.
6. Оформление.
7. Уничтожение и отправку в архив.
Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:
1. Составление и проверку.
2. Согласование и подписание.
3. Регистрацию и снятие ксерокопий.
4. Отправку.
У входящей документации следующая схема документооборота:
1. Поступление, прием.
2. Рассмотрение, регистрация.
3. Направление на рассмотрение.
4. Исполнение.
5. Оформление отчета.
6. Перемещение в архив.
Организация
Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:
1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.
2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.
3. Перемещение и обработка по единым правилам.
С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.
Учет
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.
Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.
Исполнение
Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.
Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.
Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:
1. Фиксацию при регистрации документов.
2. Проверку бумаг.
3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.
4. Внесение информации.
5. Информирование ответственных лиц.
6. Внесение данных об исполнении.
7. Оформление справок по контролю за исполнением.
Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.
Хранение
В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.
В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:
1. Временно – до 10 лет.
2. Временно – от 10 лет.
3. Постоянно.
Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.
Электронный документооборот
В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.
Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.
Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.
fb.ru
Система внутреннего документооборота
Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями. К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.
Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя.
Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов. Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.
Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия.
Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации.
При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянно работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.
it-scan.ru